Prise en main d’Orsay IA en 15 minutes

En 2025, la vitesse et la qualité de vos premiers échanges décident souvent de l’issue d’une opportunité. Orsay IA automatise la prospection, qualifie vos leads et réserve des créneaux directement dans votre agenda, tout en centralisant vos flux outbound et inbound. Voici une prise en main guidée pour être opérationnel en 15 minutes, montre en main.

Ce qu’il vous faut avant de démarrer

Réunissez ces éléments pour accélérer la configuration et éviter les aller-retours.

• Votre ICP, en une phrase, par exemple, directeurs financiers d’entreprises SaaS entre 50 et 200 salariés.

• Un message de base, 2 à 3 phrases, que l’IA d’Orsay pourra personnaliser.

• Vos créneaux ouverts à la prise de rendez-vous, matinées du mardi au jeudi par exemple.

• Une petite liste test de 10 à 30 leads ou un flux inbound récent.

• Les mentions légales ou la base légale de vos communications, opt-out ou intérêt légitime selon les cas.

Astuce vitesse, commencez petit pour valider le flux, puis élargissez.

Le plan minute par minute

Minute 0 à 2, activation

• Activez votre espace depuis la page d’accueil, https://orsay.ai, et complétez les informations de base, nom d’entreprise, langue, fuseau horaire, signature.

• Ajoutez vos coordonnées qui figureront dans les messages, nom, fonction, téléphone si vous souhaitez être joignable.

Cette étape alimente la personnalisation des messages et la cohérence de marque.

Minute 2 à 5, connectez l’essentiel

• Agenda, synchronisez votre agenda pour que l’IA puisse proposer et réserver des rendez-vous aux bons créneaux.

• Sources inbound, connectez le ou les canaux où arrivent vos leads, formulaire de contact, adresse email commerciale, chatbot ou page de capture.

• Outils existants, selon vos besoins, reliez vos plateformes habituelles pour faire remonter ou renvoyer l’information, intégration avec des plateformes populaires supportée par Orsay IA.

Objectif, permettre à l’IA d’opérer 24 h sur 24, capter un lead dès son arrivée et offrir des créneaux sans friction.

Minute 5 à 8, chargez une audience pilote

• Ajoutez une petite liste de test, 10 à 30 contacts suffisent pour valider votre flux.

• Séparez en un ou deux segments simples, par exemple secteur et taille d’entreprise.

• Attribuez des balises, par exemple campagne, persona, source, pour faciliter le suivi dans le tableau de bord en temps réel et dans les rapports détaillés.

Minute 8 à 12, créez vos premiers messages

Orsay IA personnalise les messages, commencez par un cadre clair et concis.

• Outbound, prise de contact courte

Exemple à adapter,

Bonjour {Prénom}, je vois que {Entreprise} {accroche personnalisée liée au secteur ou à un signal}. Nous aidons des équipes comme la vôtre à {bénéfice concret en 1 ligne}. Ouverts à un bref échange de 15 minutes pour voir si cela vaut le coup ? {proposition de créneau court, 2 options}.

• Inbound, réponse éclair, speed to lead

Bonjour {Prénom}, merci pour votre demande concernant {sujet}. Je peux vous proposer {2 créneaux précis} ou vous laisser choisir un créneau ici, {lien de réservation}. Si vous avez une question spécifique, répondez directement à ce message, je m’en occupe.

Bonnes pratiques, une phrase par idée, bénéfice mesurable, pas de jargon. Laissez à l’IA le soin d’insérer les variables et d’ajuster le ton selon le canal.

À noter, des recherches publiées par Harvard Business Review montrent que recontacter un lead dans l’heure augmente fortement les chances d’avoir un échange utile par rapport à un contact tardif, près de 7 fois plus de chances d’échanger avec un décideur qu’au-delà de l’heure. Source, https://hbr.org/2011/03/the-short-life-of-online-sales-leads

Minute 12 à 14, définissez la qualification et l’escalade

Orsay IA qualifie vos leads. Indiquez de manière simple ce qui distingue un rendez-vous pertinent d’un rendez-vous non prioritaire.

• Critères typiques, fonction, taille d’équipe, outil actuel, échéance d’achat.

• Règles d’escalade, si critères ok, proposer 2 créneaux, sinon, demander plus d’informations ou orienter vers une ressource.

• Ton attendu, neutre et utile, sans insistance inutile.

Script de qualification exemple,

Afin de vous orienter rapidement, pouvez-vous me confirmer, 1, votre rôle sur le sujet, 2, le volume concerné, 3, l’échéance souhaitée. Si cela colle, je vous propose tout de suite un créneau.

Minute 14 à 15, lancez et contrôlez

• Démarrez la séquence outbound sur votre segment test et activez la réponse automatique pour vos entrées inbound.

• Surveillez le tableau de bord en temps réel, nouveaux leads, réponses, rendez-vous pris, et ouvrez 2 ou 3 conversations en cours pour vérifier la qualité de la personnalisation.

Si tout est conforme, élargissez votre audience et laissez l’IA opérer 24 h sur 24.

Trois playbooks prêts à l’emploi

1. Inbound, réponse en moins de 60 secondes

• Objectif, capter l’intérêt quand il est maximal.

• Réglage, message bref qui propose 2 créneaux immédiats et un lien de réservation.

• Variante, si le lead pose une question précise, répondre d’abord à la question, puis proposer le rendez-vous.

2. Outbound, micro-segment par secteur

• Objectif, augmenter le taux de réponse grâce à une accroche ultra spécifique.

• Réglage, créez un segment par secteur clé, ajustez une phrase d’ouverture qui cite un enjeu sectoriel vérifiable et un bénéfice concret.

• Conseil, limitez le message à 80 à 120 mots pour maximiser la lisibilité sur mobile.

3. Relance chaleur tiède

• Objectif, réactiver des leads qui ont montré un intérêt sans prendre rendez-vous.

• Réglage, courte relance centrée sur la valeur manquée, exemple, je peux vous montrer en 10 minutes comment des équipes similaires ont réduit de 30 à 60 minutes le temps de traitement de chaque lead entrant.

• Ajoutez une unique proposition d’action, répondre par oui pour un créneau, ou choisir une date.

Mesurer ce qui compte dès le premier jour

• Délai de réponse moyen, inbound. Plus il est court, mieux c’est, la réactivité renforce la conversion.

• Taux de réponse, outbound. Suivez segment par segment pour comprendre où la personnalisation délivre.

• Rendez-vous réservés, total et par source. C’est votre métrique nord.

• Qualifiés, proportion de conversations ou de rendez-vous qui répondent à vos critères.

Exploitez le tableau de bord en temps réel pour détecter rapidement les écarts et les rapports détaillés pour comprendre l’origine des meilleurs résultats.

Résolution rapide, 4 cas fréquents

• Peu de réponses outbound, vérifiez la pertinence de l’accroche, testez une autre phrase d’ouverture liée au secteur ou au rôle.

• Messages qui tombent à côté, réduisez la longueur, 2 à 3 phrases suffisent, et clarifiez l’appel à l’action.

• Trop de rendez-vous non pertinents, resserrez les critères de qualification et explicitez la valeur attendue de l’échange.

• Frictions de calendrier, gardez des créneaux dédiés aux prises automatiques, et mentionnez vos disponibilités types dans les messages.

Conformité et confiance, quelques repères

• Utilisez une base légale adaptée, intérêt légitime ou consentement selon vos cas d’usage.

• Offrez un moyen simple de se désinscrire dans chaque message.

• Personnalisez avec des données pertinentes et exactes uniquement.

• Respectez la langue et le fuseau horaire du contact, privilégiez des heures de bureau locales.

Ces pratiques renforcent la délivrabilité, la confiance et vos taux de conversion.

Et après ces 15 minutes

• Étendez la portée en ajoutant d’autres segments et sources inbound.

• Étoffez votre bibliothèque de messages par persona et par cas d’usage.

• Appuyez-vous sur les rapports détaillés pour itérer chaque semaine.

• Impliquez vos équipes commerciales, partage des retours terrain et ajustements continus.

Si vous avez besoin d’aide pour aller plus loin, le support premium d’Orsay est là pour vous accompagner.

Prêt à lancer votre flux et réserver vos premiers rendez-vous, commencez dès maintenant sur https://orsay.ai