La mise en place d’Orsay IA: checklist

Mettre en production un agent de prospection qui trouve, qualifie et réserve des rendez‑vous pour vous ne doit pas prendre des semaines. Avec Orsay IA, la mise en place est rapide, à condition de suivre une checklist claire qui aligne les équipes Sales, Growth et Ops, sécurise la conformité et prépare le lancement sans mauvaises surprises.

Cette checklist pragmatique couvre tout le nécessaire, des prérequis techniques au go‑live, avec des critères d’acceptation concrets. Elle complète le guide opérationnel pas à pas présenté dans Prise en main d’Orsay IA en 15 minutes en ajoutant la couche gouvernance, qualité et pilotage dont vous avez besoin pour un déploiement robuste.

1) Objectifs et périmètre

Avant toute configuration, fixez un cadre simple et mesurable.

• Objectif business du pilote, par exemple 15 à 30 rendez‑vous qualifiés en 14 jours

• ICP et personas cibles, pays, secteurs exclus

• Types d’intention gérés, inbound et outbound

• Fenêtre de disponibilité pour la prise de rendez‑vous

• Rôles et responsabilités, qui décide, qui supervise, qui traite les escalades

Critères d’acceptation : objectifs chiffrés validés, périmètre écrit et partagé, canaux autorisés définis.

2) Pré‑requis techniques de base

Assurez une délivrabilité et une prise de rendez‑vous fiables dès le départ.

• Authentification d’email sur votre domaine, SPF, DKIM et DMARC actifs. Références utiles, guide DMARC et Postmaster Tools

• Boîte d’envoi dédiée à la prospection avec réchauffement minimal si nécessaire

• Agenda connecté avec plages de réservation, buffers et fuseaux horaires

• Accès aux plateformes à intégrer, CRM, formulaires, chat, helpdesk ou outils équivalents

Critères d’acceptation : envoi test reçu en boîte de réception principale, pas d’alerte DMARC, agenda réservable dans les bons créneaux, intégrations autorisées.

3) Conformité et cadre légal

Posez des règles simples, documentées et respectées par défaut.

• Base légale B2B, intérêt légitime et respect des droits des personnes

• Mentions d’information et lien de désinscription clair dans chaque message

• Journalisation des opt‑out et des préférences de contact

• Périmètre géographique et langues autorisées

Référence utile, CNIL, prospection commerciale par courrier électronique

Critères d’acceptation : mentions conformes validées, procédure d’opt‑out testée, registre des traitements mis à jour.

4) Données et ciblage

Un bon ciblage évite le bruit et protège votre domaine.

• Audience pilote limitée, 500 à 1 500 contacts selon la taille de votre équipe commerciale

• Segments clairs, par exemple ICP principal, verticaux prioritaires, exclusions

• Hygiène des données, déduplication, emails valides, champs essentiels disponibles, entreprise, fonction, pays

• Définition des signaux inbound exploitables, formulaires, essais, demandes de devis, chat

Critères d’acceptation : taux de rebond attendu inférieur à 3 %, échantillon représentatif, segments étiquetés.

5) Connexions essentielles dans Orsay IA

Reliez les points pour centraliser vos flux.

• Agenda et règles de réservation, durée, type de meeting, buffers, plages interdites

• Sources inbound, formulaires, site, chat et toute app connectée qui génère des leads

• Flux outbound, listes ou vues dynamiques provenant de vos outils actuels

• Intégrations autorisées avec vos plateformes existantes, synchronisation des statuts et des notes si activée

Critères d’acceptation : tests de création, qualification et réservation exécutés bout en bout avec succès.

6) Messages et playbooks

Orsay IA personnalise et répond vite. Donnez‑lui des briques solides.

• 1 à 2 playbooks outbound pour votre ICP principal, ouverture, rappel, angle valeur

• 1 à 2 playbooks inbound selon l’intention, demande de démo, essai, contenu téléchargé

• Style et ton, concis, orienté résultats, appel à l’action unique

• Variables disponibles, rôle, entreprise, déclencheur d’intention, page vue, pays

Pour des modèles concrets et une cadence multicanale, voyez Relance efficace et rapide, modèles IA.

Critères d’acceptation : 2 versions par playbook révisées, opt‑out inclus, tests sur vous‑même et un petit groupe interne OK.

7) Qualification et règles de décision

Évitez les rendez‑vous inutiles en posant des critères simples.

• Règles de qualification, fonction acheteuse, taille d’entreprise, pays servis, budget ou stack minimale

• Questions de cadrage en amont de la réservation si nécessaire, sans friction

• Gestion des réponses hors périmètre, redirection vers ressource, nurturing, opt‑out

• Escalade humaine si signaux sensibles, partenaires, grands comptes, objections complexes

Critères d’acceptation : règles validées avec l’équipe Sales, échantillon de conversations relues et approuvées.

8) Orchestration, volumes et garde‑fous

L’activation est instantanée, contrôlez néanmoins le tempo.

• Caps de volume par jour et par segment pour protéger la délivrabilité

• Heures d’envoi autorisées par pays et fuseau, pas de messages nocturnes

• Reprise automatique après absence, congés et jours fériés

• Mots et sujets sensibles à éviter selon votre secteur

Critères d’acceptation : cap journalier défini, calendrier de diffusion paramétré, liste d’exclusion importée.

9) Réservation et expérience de rendez‑vous

Chaque détail compte pour le taux de présence.

• Créneaux courts mais suffisants, 20 à 30 minutes pour une première qualification

• Buffers avant et après, 5 à 10 minutes

• Rappels automatiques, J‑1 et H‑2, avec instructions d’accès au call

• Pièces jointes utiles, agenda du call, cas clients, lien de ressource

• Politique no‑show, relance et rebooking simple

Critères d’acceptation : deux rendez‑vous test réservés et honorés en interne, taux de présence simulé supérieur à 80 %.

10) Supervision, reporting et KPI

Profitez du tableau de bord en temps réel d’Orsay IA et cadrez votre lecture.

• Indicateurs clés, time to first touch, taux de réponse positive, taux de qualification, taux de réservation, présence

• Qualité, ratio hors périmètre, plaintes, opt‑out

• Productivité, rendez‑vous par segment et par semaine

• Boucle d’amélioration, revue hebdomadaire des réponses et itération des playbooks

Pour la philosophie vitesse et mesure, consultez Prospection IA rapide et efficace, le guide.

Critères d’acceptation : définition de seuils d’alerte et de cibles hebdomadaires, destinataires des rapports listés.

11) Contrôles avant lancement

Utilisez cette mini check‑list comme porte de sortie du pilote vers la prod.

12) Procédure de test et go‑live

Lancez en sécurité, puis accélérez.

• Jours 1 à 2, échantillon réduit, 100 à 200 contacts max, monitoring rapproché

• Jour 3, revue des réponses et ajustements, sujets, appels à l’action, exclusions

• Jours 4 à 7, montée progressive vers le cap cible, vérification de la présence aux rendez‑vous

Pour le volet réponse instantanée sur les leads entrants, voyez Répondez aux leads en temps réel avec l’IA.

Critères d’acceptation : aucune alerte de délivrabilité, réponses qualifiées conformes aux règles, premiers rendez‑vous honorés.

13) Runbook d’exploitation continue

Donnez de la cadence et gardez le contrôle.

• Quotidien, vérifier les alertes, traiter les escalades, valider les rendez‑vous à venir

• Hebdomadaire, analyser les KPI, rafraîchir les listes, itérer un playbook, mettre à jour les exclusions

• Mensuel, revue stratégique, nouveaux segments, nouveaux cas d’usage, bilan ROI

Conseils pratiques issus du terrain

• Commencez étroit et profond. Un seul ICP, deux playbooks, volumes modérés. La qualité d’abord.

• Écrivez simple. Obtenez une micro‑adhésion, problème, bénéfice, appel à l’action unique.

• Protégez votre domaine. Caps bas au départ, surveillez la réputation, ajustez les horaires d’envoi.

• Faites parler les données. Les conversations réelles guident mieux vos itérations que l’intuition.

• Humain et IA, duo gagnant. L’IA accélère et qualifie, vos commerciaux concluent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut‑il pour mettre en place Orsay IA ? La plupart des équipes lancent un pilote en quelques heures, puis montent en charge en 3 à 7 jours une fois les premiers retours intégrés.

Peut‑on lancer Orsay IA si notre domaine n’a pas encore DMARC ? C’est techniquement possible mais déconseillé. Activez SPF, DKIM et DMARC pour protéger votre réputation et améliorer la délivrabilité.

Quelles sont les bases légales pour la prospection B2B en France ? En B2B, l’intérêt légitime est admis si la personne est informée, que le sujet est pertinent avec sa fonction et que l’opt‑out est simple. Référez‑vous aux recommandations de la CNIL.

Comment éviter de réserver des rendez‑vous hors périmètre ? Définissez des règles de qualification claires, ajoutez une question de cadrage légère et prévoyez une sortie vers une ressource ou un nurturing quand le lead ne correspond pas.

Que se passe‑t‑il en dehors des heures ouvrées ? Orsay IA fonctionne 24 h sur 24 et 7 jours sur 7. Définissez toutefois des fenêtres d’envoi et de réservation pour respecter les usages de vos marchés.

Peut‑on connecter notre CRM et notre agenda ? Orsay IA s’intègre avec des plateformes populaires et réserve directement dans votre calendrier. Connectez vos outils autorisés pendant la mise en place.

Comment mesurer rapidement l’impact ? Suivez time to first touch, réponses positives, taux de qualification, rendez‑vous réservés et taux de présence. Le tableau de bord en temps réel vous aide à piloter ces KPI.

Pour aller plus loin

• Guide pas à pas, Prise en main d’Orsay IA en 15 minutes

• Cadre de décision, Choisissez votre agent IA de prospection

• Méthode de vitesse, Prospection IA rapide et efficace, le guide

Prêt à cocher chaque case et à transformer votre pipeline dès cette semaine ? Parlez‑nous de votre contexte et démarrez avec Orsay IA. Réservez une courte session via Orsay.ai.